Bestuurswissel
Een nieuw bestuur erft zelden een systeem.
Je erft losse stukken. Een ledenlijst in de Drive van iemand die vertrokken is, een kasboek achter de toog, een zaalagenda in een privé-agenda, en een website waarvan niemand het wachtwoord nog kent. Dit is hoe je dat op een plek krijgt zonder eerst maanden op te ruimen.
Herkenbaar?
Wat je meestal aantreft.
Lijsten zonder eigenaar
Drie versies van de ledenlijst, en de meest recente staat bij iemand die gestopt is.
Geld zonder spoor
Facturen in een oude mailbox, bonnetjes in een envelop, en niemand weet wie nog moet betalen.
Afspraken in een hoofd
De zaalagenda zit in een privé-agenda, en wat er beloofd is weet enkel de vorige secretaris.
Wachtwoorden die rondgaan
Een gedeeld wachtwoord dat iedereen kent, dus niemand weet wie wat gewijzigd heeft.
Kennis die vertrokken is
Hoe het eetfestijn precies liep, stond nergens opgeschreven. Je begint elk jaar opnieuw.
Een site die vastzit
De website hangt aan die ene persoon die wist hoe het werkte, en die is er niet meer.
De eerste week
Je hoeft niet eerst op te ruimen.
Vier stappen. Je kan ze op een avond doen, en je moet nog niets beslissen over de rest.
- 1
Zet ze op de vereniging
Maak de vereniging aan op naam van de vereniging zelf, niet op de privé-account van een bestuurslid. Dit is de fout die je nu aan het opruimen bent.
- 2
Geef iedereen eigen toegang
Elk bestuurslid krijgt een eigen aanmelding met enkel de rechten die hij nodig heeft. Geen gedeeld wachtwoord meer dat rondgaat.
- 3
Gooi alles in een bestand
Verzamel de lijsten die je terugvindt, hoe rommelig ook, en laad dat op. Het verzamelen kost je meer tijd dan het inladen.
- 4
Begin waar je de meeste tijd wint
Kies de module waar je vandaag de meeste tijd mee wint, meestal leden of geld. De rest laat je staan. De basis is gratis.
Waarom dit blijft werken
Ook als het bestuur over drie jaar weer wisselt.
Het punt is niet dat je nu orde krijgt. Het punt is dat het volgende bestuur niet opnieuw begint met archeologie.
- Niets hangt aan een persoon. Wie vertrekt, neemt niets mee en blokkeert niets.
- Een overdracht is toegang geven en intrekken, niet een wachtwoord doorgeven.
- Een logboek toont wie wat wijzigde, zodat je niemand meer moet bellen.
- Stappenplannen zetten vast hoe het eetfestijn of de fuif loopt. Die zitten gratis in de basis.
- Je exporteert alles op elk moment volledig, zonder het te vragen en zonder uitleg.
Eerlijk
Wanneer je beter iets anders neemt.
Heeft je vereniging geen lokaal, geen zaal, geen toog en geen materiaal dat je uitleent, en volstaat een ledenlijst met een nieuwsbrief? Dan betaal je bij ons voor dingen die je niet gebruikt en ben je met een eenvoudiger pakket goedkoper af.
Speelt je sportclub vooral competitie, en geeft je federatie lidmaatschappen en verzekeringen automatisch door? Dan weegt die koppeling zwaarder dan wat Verenly vandaag biedt. Die koppelingen hebben we nog niet.
Dat staat hier omdat het waar is. Een aanbeveling die niet klopt, helpt een nieuw bestuur niet vooruit.
We weten niet eens wat we allemaal hebben. Kunnen we dan al starten?
Ja. Je hoeft niet eerst orde te scheppen. Gooi de lijsten die je terugvindt in een bestand en laad dat op. Een jeugdhuis deed dat met honderden leden en lidmaatschappen uit meer dan tien jaar; het inladen duurde ongeveer een minuut.
Het vorige bestuur had alles op zijn eigen account staan. Hoe voorkomen we dat opnieuw?
Alles staat op de vereniging, niet op een persoon. Elk bestuurslid krijgt een eigen toegang met enkel de rechten die hij nodig heeft. Wie vertrekt, neemt niets mee en blokkeert niets.
Kunnen we nagaan wie wat veranderd heeft?
Ja. Elke handeling in het portaal komt in een logboek, zodat je kan nakijken wat er gebeurd is zonder iemand te moeten bellen die er niet meer is.
Moeten we meteen beslissen over alle modules?
Nee. De basis is gratis. Je zet aan wat je nu nodig hebt en de rest later.
Wat als een volgend bestuur het anders wil doen?
Je kan altijd maandelijks opzeggen, ook na het eerste jaar, en je exporteert je gegevens op elk moment volledig. Je zit nergens aan vast.
Helpen jullie bij het overzetten?
Ja, en dat is gratis. Je stuurt ons je bestand, wij zetten het klaar en daarna kijk je het samen met ons na.
Begin bij wat je vandaag kwijt bent.
Meld je aan, laad je lijsten op en zet een module aan. De rest komt later. Er belt geen verkoper.
Start je verenigingWerk samen aan iets groots. Start volledig gratis.