Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 6 oktober 2026

Kort samengevat: voor onze eigen klanten, bezoekers en persoonlijke accounts beslissen wij. Voor wat een organisatie over haar leden, klanten en vrijwilligers in het platform zet, beslist die organisatie en werken wij in haar opdracht. We verkopen geen gegevens, maken geen profielen voor reclame en trainen geen artificiële intelligentie met je gegevens. De databank staat in Frankfurt; de AI-functies draaien op onze eigen server in België. Stopt een organisatie, dan verwijderen we niets zonder haar keuze. Met een persoonlijk account oefen je de meeste rechten zelf uit, onder Mijn gegevens.

1. Wie zijn wij?

AtlasLeads, vzw in oprichting, vertegenwoordigd door Jona Leenders, die zich tot de oprichting persoonlijk verbindt, gevestigd te Kraagweg 57 bus 0001, 2830 Willebroek, België. Contact: contact@atlasleads.be. Klachten: klachten@atlasleads.be.

2. Twee rollen

2.1. Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die we voor onszelf verwerken: bezoekers van deze website, wie ons contacteert, onze eigen klanten (hun accounts, facturatie en support), de persoonlijke accounts op het platform en wie ons inhoud meldt.

2.2. Voor alles wat een organisatie zelf in het platform zet, zoals haar leden, klanten, huurders, kopers, vrijwilligers en contacten, is die organisatie de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. Wij handelen dan enkel op haar instructie, zoals vastgelegd in de verwerkersovereenkomst.

2.3. De organisatie beslist welke gegevens ze bijhoudt, op welke rechtsgrond en hoe lang, en is daarvoor verantwoordelijk. Ben je lid of klant van zo'n organisatie, richt je vragen over die gegevens dan eerst tot haar. Komt je vraag bij ons terecht, dan geven we ze door.

3. Welke gegevens, waarvoor en op welke grond

3.1. Contact, aanvraag en intake: naam, e-mailadres, telefoonnummer, organisatie en je bericht, om je te antwoorden en een offerte te maken. Grond: maatregelen voor het sluiten van een overeenkomst, of ons gerechtvaardigd belang om vragen te beantwoorden.

3.2. Klantrelatie en facturatie: contact- en facturatiegegevens. Grond: uitvoering van de overeenkomst en onze wettelijke boekhoudplicht.

3.3. Persoonlijk account: naam, e-mailadres, voorkeuren en wat je zelf in je profiel zet. Grond: uitvoering van de overeenkomst.

3.4. Beveiliging en foutopsporing: IP-adres, browsergegevens, aanmeldmomenten en een logboek van handelingen. Grond: ons gerechtvaardigd belang om het platform en de gegevens van klanten te beschermen, misbruik te voorkomen en fouten te herstellen. Dat belang wegen we af tegen je privacy; daarom verdwijnen IP-adressen na zes maanden uit de logboeken.

3.5. Controle van een organisatie: openbare gegevens uit de Kruispuntbank van Ondernemingen, om na te gaan of een organisatie bestaat en wie haar vertegenwoordigt. Grond: ons gerechtvaardigd belang om misbruik en fraude te voorkomen.

3.6. Aanvaarding van voorwaarden: wie welke versie wanneer aanvaardde. Grond: ons gerechtvaardigd belang en onze verplichting om te kunnen aantonen waarop een organisatie akkoord ging.

3.7. Meldingen op je toestel: een technische sleutel van je toestel, enkel als je meldingen zelf aanzet. Grond: toestemming.

3.8. Meldingen over inhoud: de link, de reden, je uitleg en, als je die opgeeft, je naam en e-mailadres. Grond: onze wettelijke verplichting onder de Digital Services Act (zie artikel 10).

3.9. Marktonderzoek (KMO & VZW Software Monitor): we bewaren antwoorden zonder naam of e-mailadres. Wie vrijwillig een rapport of vervolgcontact vraagt, geeft een e-mailadres in een afzonderlijke lijst die niet aan de antwoorden gekoppeld wordt. Grond: toestemming.

3.10. Nieuwsbrief of commerciële berichten: enkel met je toestemming, of aan bestaande klanten over gelijkaardige diensten, met een afmeldlink in elk bericht.

3.11. We vragen geen bijzondere gegevens, zoals gezondheidsgegevens, en het platform is er niet op ingericht. Zet een organisatie die toch in een vrij veld, dan doet ze dat onder haar eigen verantwoordelijkheid. Rijksregisternummers en de rekeningnummers van personen in een ledenlijst worden bijkomend versleuteld opgeslagen en enkel voluit getoond aan wie de juiste rol heeft. Rekeningnummers die met een bankuittreksel in de boekhouding komen, zijn nog niet bijkomend versleuteld; daar werken we aan.

3.12. Er is geen profilering en geen beslissing die uitsluitend automatisch genomen wordt en rechtsgevolgen heeft (artikel 22 AVG). Een automatische herinnering, bijvoorbeeld bij een openstaande betaling, is een bericht en geen beslissing over jou.

4. Hoelang bewaren we ze?

4.1. Aanvragen zonder vervolg: 12 maanden na het laatste contact. Klant- en facturatiegegevens: zolang de klantrelatie loopt; boekhoudkundige stukken 7 jaar. Foutmeldingen: 12 maanden. IP-adres en browsergegevens in logboeken: 6 maanden. Beveiligings- en activiteitslogboeken: 24 maanden. Het logboek van een organisatie (wie wat wijzigde): 7 jaar, omdat het ook financiële handelingen staaft. Gesprekken met de assistent, oproeplogs en berichten van de DM-assistent: 12 maanden. Het overzicht van supportbezoeken: 24 maanden. Ongebruikte inschrijvingen op meldingen: 6 maanden. De prullenbak: 30 dagen. Contactkeuzes uit het marktonderzoek: 12 maanden of tot je je uitschrijft. Aanvaarde voorwaarden: zolang de overeenkomst loopt en 7 jaar daarna. Meldingen over inhoud en hun spoor: 3 jaar.

4.2. Deze termijnen worden elke nacht automatisch toegepast. In reservekopieën verdwijnen gewiste gegevens wanneer die kopie wordt overschreven.

4.3. Voor de gegevens die een organisatie zelf in het platform zet, bepaalt die organisatie de termijn. Stopt haar abonnement, dan verwijderen we niets zonder haar keuze: het portaal gaat naar alleen lezen, zodat ze alles kan blijven bekijken en exporteren, en we bewaren de gegevens verder in haar opdracht. Ze kan ons op elk moment vragen alles te verwijderen; we bevestigen dat schriftelijk. Gebruikt een organisatie het platform lang niet meer, dan kunnen we haar contacteren om te vragen wat er met haar gegevens moet gebeuren.

4.4. Een persoonlijk account blijft bestaan wanneer een organisatie stopt.

5. Met wie delen we gegevens?

5.1. We verkopen gegevens nooit. We doen beroep op de onderstaande verwerkers, telkens met een verwerkersovereenkomst. Een partij die enkel actief is wanneer een organisatie of gebruiker de functie zelf aanzet, staat zo vermeld.

5.2. Supabase: De databank en de opgeslagen bestanden. Waar: Europese Unie (Frankfurt).

5.3. Vercel: Het draaien van het platform en van de websites die je ermee maakt. Waar: Europese Unie (Frankfurt); bedrijf in de Verenigde Staten, met Data Privacy Framework en standaardcontractbepalingen.

5.4. Clerk: Aanmelden en accountbeheer. Waar: Verenigde Staten, met standaardcontractbepalingen.

5.5. Resend: Het verzenden van e-mail, ook namens jouw organisatie. Waar: Europese Unie (Ierland); bedrijf in de Verenigde Staten, met standaardcontractbepalingen.

5.6. Cloudflare: Domeinnamen, bescherming tegen aanvallen en de versleutelde verbinding naar onze eigen server in Belgie. Waar: Wereldwijd netwerk; bedrijf in de Verenigde Staten, met Data Privacy Framework en standaardcontractbepalingen.

5.7. Stripe: De betaling van je abonnement, en de betalingen van jouw klanten wanneer je Stripe kiest. Waar: Europese Unie (Ierland), met doorgifte naar de Verenigde Staten onder Data Privacy Framework en standaardcontractbepalingen.

5.8. Mollie: De betalingen van jouw klanten, enkel wanneer je Mollie koppelt. Waar: Europese Unie (Nederland).

5.9. Meta (WhatsApp): Berichten van en naar WhatsApp, enkel wanneer je zelf een WhatsApp-nummer koppelt. Waar: Verenigde Staten, met Data Privacy Framework en standaardcontractbepalingen.

5.10. Google (Google Wallet) en Apple (Apple Wallet): De gegevens op een pas, enkel wanneer iemand die pas zelf in zijn wallet zet. Waar: Verenigde Staten, met Data Privacy Framework.

5.11. De pushdienst van de browser (Google, Apple of Mozilla): Het afleveren van een melding, enkel wanneer iemand meldingen aanzet. Waar: Verenigde Staten, met Data Privacy Framework of standaardcontractbepalingen.

5.12. Een erkend Peppol-toegangspunt: Het versturen en ontvangen van elektronische facturen, enkel wanneer je Peppol aanzet. Waar: Naam en vestiging melden we minstens dertig dagen voor het eerste gebruik.

5.13. Op een website die een organisatie met het platform maakt, laden ingesloten video's (YouTube, Vimeo) en kaarten (Google Maps) pas wanneer de bezoeker erop klikt. Pas dan ontvangt die partij het IP-adres van de bezoeker, en voor wat zij daarmee doet geldt haar eigen privacyverklaring. Lettertypen komen van ons eigen domein.

5.14. Daarnaast geven we gegevens enkel door als de wet ons daartoe verplicht, bijvoorbeeld op bevel van een rechter.

6. Gegevens buiten de Europese Unie

De databank staat in Frankfurt, het verzenden van e-mail gebeurt vanuit Ierland. Enkele partijen zijn in de Verenigde Staten gevestigd. Voor doorgifte steunen we op het EU-VS-kader voor gegevensbescherming (Data Privacy Framework) waar de partij daarbij aangesloten is, en anders op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Een kopie van die waarborgen krijg je op vraag.

7. Artificiële intelligentie

7.1. De assistent, de zoekhulp, de chatbot, de samenvattingen en de DM-assistent draaien op onze eigen server in België. Daarvoor gaan er geen gegevens naar een extern AI-bedrijf. De assistent ziet enkel wat de ingelogde persoon zelf mag zien en kan niets wijzigen behalve een supportvraag aanmaken. We gebruiken je gegevens niet om modellen te trainen. Een antwoord van een taalmodel is een voorstel: een mens beslist.

7.2. Zouden we ooit een extern taalmodel willen gebruiken, dan enkel voor een functie die een organisatie zelf aanzet, en pas nadat we dat vooraf gemeld hebben volgens de verwerkersovereenkomst. Dit beleid passen we dan eerst aan.

8. Aanmelden via een andere dienst

Meld je je aan via een account van een andere dienst, zoals Google, dan krijgen we via onze aanmeldpartner je naam, je e-mailadres en, als je die deelt, je profielfoto. Je wachtwoord bij die dienst krijgen we nooit. Wat die dienst met je aanmelding doet, valt onder haar eigen privacyverklaring.

9. Minderjarigen

Een eigen account kan vanaf 16 jaar. Gegevens van jongere kinderen komen enkel op het platform via een organisatie, zoals een jeugdbeweging of een speelplein, die daarvoor verantwoordelijk is en, waar de wet dat vraagt, de toestemming van een ouder of voogd heeft. Merken we dat een kind onder 16 jaar zelf een account aanmaakte zonder die toestemming, dan verwijderen we dat account. Staat er een foto van jou of je kind online zonder toestemming, meld het dan via atlasleads.be/inhoud-melden.

10. Meldingen over inhoud

Meld je inhoud via atlasleads.be/inhoud-melden, dan gebruiken we je gegevens om de melding te behandelen en je de beslissing te laten weten. Hoort de inhoud bij een organisatie, dan ziet die organisatie de melding om erover te beslissen, maar niet je naam of e-mailadres. Wie de inhoud plaatste, krijgt een motivering van de beslissing zonder je identiteit.

11. Hoe we gegevens beschermen

11.1. Alles gaat versleuteld over het internet en staat versleuteld bij onze hostingpartners. Elke organisatie staat gescheiden; bij elke opvraging wordt gecontroleerd of de gegevens bij die organisatie horen. Toegang verloopt via een persoonlijke login met een rol die bepaalt wat iemand mag zien en doen. Wie bij ons aan gegevens kan, is tot geheimhouding verplicht.

11.2. Onze medewerkers zien de gegevens van een organisatie pas nadat die organisatie toegang geeft, in Instellingen, Support. Die toegang duurt 24 uur en kan op elk moment ingetrokken worden. Enkel bij een dringende storing of een beveiligingsincident is noodtoegang mogelijk: hoogstens 1 uur, met een vastgelegde reden, en zichtbaar voor de organisatie.

11.3. Geen enkel systeem is volledig onkwetsbaar. Bij een datalek waarvoor wij verantwoordelijk zijn, melden we dat binnen 72 uur aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en verwittigen we je als het een hoog risico voor je inhoudt.

12. Je rechten

12.1. Je hebt recht op inzage, verbetering, wissing, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar, en je kan een gegeven toestemming altijd intrekken. Met een persoonlijk account doe je het meeste zelf, in je profiel onder Mijn gegevens: daar download je alles wat we over je bijhouden in één bestand, en dien je een verwijderverzoek in. Anders mail je naar contact@atlasleads.be.

12.2. We antwoorden binnen een maand. Is een verzoek ingewikkeld, dan kan dat met twee maanden verlengd worden; we laten je dat binnen de eerste maand weten. Moeten we zeker zijn dat jij het echt bent, dan vragen we een bevestiging.

12.3. Gaat het om gegevens die een organisatie over je bijhoudt, dan beslist die organisatie over je verzoek; wij helpen haar.

12.4. Ben je niet tevreden, dan kan je klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be.

13. Cookies

Welke cookies we gebruiken en hoe je ze beheert, staat in ons cookiebeleid op atlasleads.be/cookiebeleid.

14. Wijzigingen

Bovenaan staat de datum van de laatste wijziging. Bij een belangrijke wijziging verwittigen we klanten minstens dertig dagen vooraf per mail en in het portaal. Vragen over dit beleid? Mail contact@atlasleads.be.