Wat doet de penningmeester van een vzw?

Wat de wet zegt, en wat ze niet zegt

Het Wetboek van vennootschappen en verenigingen spreekt over het bestuursorgaan en de algemene vergadering, niet over een penningmeester. Penningmeester is een taak die het bestuur zelf verdeelt. De FOD Justitie vat de kern zo samen: het bestuursorgaan legt elk jaar de jaarrekening voor aan de algemene vergadering, ten laatste zes maanden na de afsluitingsdatum van het boekjaar, en legt ook de begroting van het volgende boekjaar ter goedkeuring voor.

Is de penningmeester ook bestuurder, dan geldt voor zijn benoeming en zijn ontslag wat voor elke bestuurder geldt: het wordt neergelegd op de griffie van de ondernemingsrechtbank met de aanvraagformulieren I en II, en verschijnt in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad.

De taken door het jaar

Doorlopend

• Inkomsten opvolgen: lidgelden, zaalhuur, sponsoring, subsidies en de opbrengst van activiteiten.
• Rekeningen betalen en onkostennota's van vrijwilligers terugbetalen, met het bewijsstuk erbij.
• Alles boeken in de boekhouding die bij de grootte van de vzw past, en de rekeninguittreksels bijhouden.
• Het bestuur op de hoogte houden van de stand van de rekening en van wat er nog moet binnenkomen.

Eén keer per jaar

• De jaarrekening en de begroting klaarzetten, zodat het bestuursorgaan ze binnen zes maanden na het einde van het boekjaar aan de algemene vergadering kan voorleggen.
• De goedgekeurde jaarrekening neerleggen: op de griffie of bij de Nationale Bank, zie hieronder.
• De aangifte in de rechtspersonenbelasting indienen via Biztax, als de vzw onder die belasting valt.
• De gegevens in het UBO-register bevestigen. Dat moet jaarlijks, ook als er niets veranderd is.

Vereenvoudigde of dubbele boekhouding?

Een kleine vzw mag een vereenvoudigde boekhouding voeren zolang ze op de balansdatum van het laatst afgesloten boekjaar niet meer dan een van deze criteria overschrijdt (artikel 3:47, paragraaf 2 WVV, zoals de Commissie voor Boekhoudkundige Normen ze publiceert):

• een jaargemiddelde van 5 werknemers;
• 391.000 euro aan andere dan niet-recurrente ontvangsten, zonder btw;
• 1.562.000 euro aan bezittingen;
• 1.562.000 euro aan schulden.

Overschrijdt de vzw er twee of meer, dan voert ze een dubbele boekhouding, zoals een vennootschap.

Waar de jaarrekening naartoe gaat

Een vzw met een vereenvoudigde boekhouding legt haar jaarrekening elk jaar neer op de griffie van de ondernemingsrechtbank. Een grotere vzw legt haar jaarrekening binnen de 30 dagen neer bij de Nationale Bank van België.

Je begint als penningmeester: zo pak je het aan

1. Zoek je vzw op in de KBO.Via KBO Public Search zie je gratis het ondernemingsnummer, de zetel en de functies die bekend zijn. Zo weet je meteen of de publicaties up-to-date zijn.
2. Regel de toegang tot de bankrekening.Vraag bij de bank een volmacht op je eigen naam, in plaats van de kaart of de codes van je voorganger over te nemen.
3. Vraag de stukken van vorig jaar op.De laatste goedgekeurde jaarrekening, de begroting, het kasboek of de boekhouding, en de lopende contracten.
4. Controleer het UBO-register.Wijzigingen, zoals een nieuw bestuur, moeten binnen 30 dagen geregistreerd worden. Kijk na of dat gebeurd is.
5. Spreek een vaste plek af voor bonnetjes.Een onkostennota zonder bewijsstuk wordt niet terugbetaald. Dat afspreken scheelt discussies achteraf.
6. Plan terug vanaf de algemene vergadering.Zet in je agenda wanneer de jaarrekening klaar moet zijn, wanneer ze neergelegd wordt en wanneer de UBO-bevestiging en de aangifte vervallen.

Veelgestelde vragen

Bronnen

• FOD Justitie, Boekhoudkundige verplichtingen van de vzw, termijn van zes maanden, begroting, griffie of Nationale Bank
• Commissie voor Boekhoudkundige Normen, Groottecriteria verenigingen en stichtingen, de vier criteria van artikel 3:47 WVV
• FOD Financiën, UBO-register, registratie binnen 30 dagen en jaarlijkse bevestiging
• FOD Financiën, Biztax, aangifte in de rechtspersonenbelasting
• Belgisch Staatsblad, veelgestelde vragen over publicaties, formulieren I en II, benoeming en ontslag van bestuurders
• FOD Economie, KBO Public Search, gegevens van je vzw opzoeken
• Vlaamse overheid, Verenigingsloket, het digitale loket voor verenigingen

Laatst nagekeken op 12 oktober 2026. Regels en bedragen veranderen; kijk bij twijfel altijd de officiële bron na. Deze pagina is algemene uitleg en geen juridisch of fiscaal advies.